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   靈活管理和應用數據

   懷特的目的就是要重新分析這些開支數據，然后對同一商品支付不同價格的情況進行調整，統一價格，每一個部件只能有一個固定價格。懷特將ERP系統過去兩年的數據都輸出到一張大表格里，在信息系統工作人員的幫助下形成交易報告，以便更深入地分析。這些數據包括供應商情況、零件價格、數量以及每個供應商提供零件的數量。數據還進一步與財務系統中的開支數據一一核對，確保所有的數據都得到分析。懷特親自花了兩周的時間檢查兩個系統中的原始數據，發現公司近20% 的貨物有幾個各不相同的購買價格。

   “簡單地將ERP系統的數據輸入到表格上并不難，”懷特說，“真正耗費時間的是了解和使用這些數據。”New Flyer內部的管理信息系統（MIS）團隊根據懷特設定的條件做出了一份開支報告，供應商可以根據報告提供必要的數據，匯報過去的銷售量和計劃銷售量。

   為了更好地管理龐大的數據庫，New Flyer將企業購買的主要商品分為以下四類：金屬、橡膠及合成物、電力系統、動力傳動系統，這些商品的開支構成企業開支的絕大部分。每一種類貨物的采購由一位采購專員負責，其目的用懷特的話說，是“將訂貨的工作從購買的工作中分離出來”。“每天需要例行購買的東西和當天缺貨的零件總會影響主要的戰略性采購。采購人員的思路總是被短期的緊急需求所打斷。在這種情況下如果要成功實施戰略性采購，就必須有合適而且萬無一失的采購資源。”

   采購專員們知道了他們的主要任務后，選擇一些供應商，并邀請他們重新面議價格。

 
   “我們按商品開支的重要性排列公司的采購項目，建立時間標準，并采取控制措施。公司規定除了懷特和我，其他人都不能與任何供應商達成交易。”法魯吉亞說，“我們從價格高的商品開始談判，確保能以新價格采購。我們的目標是以非常固定的價格購買任何商品。”

   了解并分析開支數據對談判有很大的幫助，因為現在New Flyer清楚地知道過去向某一供應商購買了哪些產品，同時能夠根據公司去年20%的收入增長情況，預測近期會向該供應商采購多少商品，或者預測近期某一零件的需求量。實際上，據懷特說，供應商同樣常常并不清楚客戶購買的數量和其他的數據。一旦他們知道New Flyer實際已經或者正準備向他們采購大量商品，他們往往樂意給出更優惠的價格或者提供增值服務。精確預測數據也許對供應商來說幫助最大，因為他們可以根據New Flyer承諾的采購量而不是像過去那樣的逐月零散訂單進行生產。